Začínáme

Klientbox je systém pro malé provozovny, které pracují s objednanými klienty. Kadeřnictví, kosmetika, zubaři, masáže, fitness, fyzio, autoservis, tetování. Vede vám kartotéku, hlídá, kdo přestává chodit, pošle SMS nebo email a zvládne online rezervace. Tento návod vás provede prvním dnem v aplikaci.

Registrace

Účet si založíte na klientbox.cz/registrace . Máte dvě cesty.

Způsob	Co se stane
Začít přes Google	Jeden klik, přihlášení Google účtem, hned pokračujete na nastavení provozovny
Začít emailem	Vyplníte email, dorazí vám odkaz „Odkaz jsme poslali na váš@email.cz”, kliknete a jste uvnitř

Magic link je platný omezenou dobu. Pokud vám nedorazil, mrkněte do spamu a zkuste znovu, někdy se firemní filtry zaseknou.

Tarif si můžete zvolit hned, nebo později

Když na ceník kliknete na tarif Základ, Profesionál nebo Provoz+, dorazíte do registrace s předvyplněnou volbou. Po dokončení nastavení provozovny vás aplikace pošle rovnou na Stripe platbu. Když přijdete přes „Vyzkoušet zdarma”, začínáte na tarifu Zdarma a tarif si můžete kdykoli upgradovat v sekci /account/billing.

První dva týdny máte k dispozici 14denní trial vyšších funkcí. Stačí si tarif vybrat, kreditní kartu zadáte až na konci zkoušky.

Onboarding krok za krokem

Po prvním přihlášení vás čtyřkrokový průvodce dovede k funkční provozovně. Trvá to pár minut.

Vyberte obor

První obrazovka se ptá: Vyberte obor. Klikněte na svůj. Klientbox podle něj přednastaví prahy reaktivace (kdy se klient počítá jako spící, kdy už jako ztracený) a předvyplní tagy a vlastní pole na kartách klientů.

Možnosti: Stomatologie, Dentální hygiena, Kosmetika & Beauty, Kadeřnictví, Masáže & Wellness, Fitness & Trenér, Fyzioterapie, Autoservis, Tetování & Piercing, Jiné.

Příklad: kadeřnictví má varování po 45 dnech a „spící” po 75. Autoservis má varování po 9 měsících. Když si vyberete obor a později ho budete chtít upravit, prahy jdou změnit v /settings v sekci Reaktivace.

Vaše provozovna

Druhá obrazovka má pět polí. Jdou rychle.

Země provozovny: Česko nebo Slovensko. Určuje měnu (Kč nebo €) a sazby DPH.
Název provozovny: to, co uvidí klienti. Třeba „Kadeřnictví Eva”.
Adresa URL: kousek vase-jmeno.klientbox.cz. Systém kontroluje obsazenost živě, vidíte zelené ✓ nebo červené ✗. Když píšete název, slug se navrhne sám.
Telefon (pro SMS kampaně): nepovinné, doplníte i později.
Souhlas s Podmínkami užívání a DPA. Bez něj formulář neodejde.

Pak kliknete na Pokračovat →.

⚠️

Měnu později nelze změnit. Když si omylem zvolíte Česko, ale fakturujete v eurech, faktury vám pak budou vycházet špatně. Než kliknete na Pokračovat, ověřte si zemi a měnu dvakrát.

Nahrajte své klienty (volitelně)

Třetí krok je import existující kartotéky. Když máte v Excelu, na papíře nebo v jiném systému 50, 500 nebo 2000 klientů, teď je nejlepší čas. Reaktivace pak hned uvidí, kdo dlouho nebyl.

Buď přetáhněte CSV soubor do rámečku, nebo klikněte na Přetáhněte CSV soubor sem a vyberte ho z disku. Pokud teď nemáte čas, kliknete na Přeskočit, importuji později. Klienty jde nahrát kdykoli v /clients přes tlačítko Import.

Detail formátu CSV najdete níže.

Hotovo

Poslední obrazovka shrne, co se stalo („250 klientů importováno”) a nabídne tři další kroky:

Přidejte první službu (/settings/services)
Nastavte rezervační stránku (/settings/web)
Spusťte první reaktivaci (/reactivation)

Kliknutí na Přejít na přehled → vás pošle na hlavní dashboard.

CSV import detaily

Parser je tolerantní, ale potřebuje jeden povinný sloupec: Jméno. Telefon a email jsou volitelné, ale bez nich klient nedostane SMS ani kampaně.

Hlavičky sloupců

Klientbox umí poznat různá pojmenování. Stačí, aby v hlavičce bylo některé z těchto slov (bez ohledu na diakritiku a velká písmena):

Co chcete	Co může být v hlavičce
Jméno	`jmeno`, `meno`, `name`, `nazev`, `nazov`, `klient`
Telefon	`telefon`, `phone`, `tel`, `mobil`
Email	`email`, `e-mail`, `mail`
Poznámka	`poznamka`, `poznámka`, `note`, `comment`

Formát souboru

Kódování: UTF-8 (Excel: Uložit jako → CSV UTF-8)
Oddělovač: čárka, středník nebo tabulátor (systém pozná sám)
První řádek: hlavičky sloupců
Maximum: 2000 klientů najednou (větší databázi rozdělte do více souborů)

Ukázka:


Jméno, Telefon, Email
Jana Nováková, +420 777 111 222, [email protected]
Petr Novák, +420 602 333 444,

Po nahrání vidíte počet rozpoznaných řádků a náhled prvních čtyř. Duplicity (stejný telefon nebo email) systém přeskočí a po importu vám ukáže jejich seznam s důvodem. Importovaní klienti se zařadí do reaktivace okamžitě.

První kroky po dokončení onboardingu

Provozovna funguje, ale ještě nemá ceník, otevírací dobu ani tým. Tady je pořadí, ve kterém to obvykle dává smysl řešit.

Doplnit služby a ceny

V /settings/services přidejte vše, co děláte. Název, délka, cena, případně popis. Bez služeb nejdou nastavit online rezervace ani faktury.

Nastavit otevírací dobu

/settings/booking řídí, kdy klienti vidí volné termíny. Pondělí až pátek, dva týmáky každý se svou dobou, pauza na oběd, dovolená. Vše tady.

Spustit web prezentaci

/settings/web zapne veřejnou stránku na vašem slug vase-jmeno.klientbox.cz. Tam klienti vidí služby, ceník a tlačítko Rezervovat termín. Přidat můžete logo, fotky, popis a otázky pro klienta.

Vyzkoušet první SMS

V /messages klikněte na Poslat zprávu a pošlete si test na vlastní číslo. Uvidíte, jak vypadá text v telefonu, kolik je to SMS a jestli sedí podpis provozovny.

Pozvat kolegy

Sami nepracujete? V /settings/team pozvete kolegy emailem. Každý dostane vlastní přihlášení a může mít svůj kalendář rezervací.

Když jste s tímhle hotovi, jste na 80 % toho, co provozovna potřebuje. Dál se hodí mrknout na Kampaně, Klienty a Rezervace.

Časté chyby na startu

Tady jsou věci, které vidíme nejčastěji u nových účtů.

⚠️

Špatně zvolená země a měna. Pamatujte, měnu už nezměníte. Pokud jste si omylem zvolili Česko a fakturujete v eurech, napište nám na [email protected] ještě před tím, než vystavíte první fakturu. Nejjednodušší fix je smazat účet a založit znovu.

Přeskočili jste import a doplňujete klienty ručně. Půl hodiny v Excelu na export ušetří týdny ručního ťukání. Když máte kartotéku kdekoli digitálně (i v poznámkovém bloku), zkuste to nejdřív přes CSV.
Nepoužíváte vokativ. V kampaních máte {{jmeno}}, které vloží jméno klienta. Když do karty napíšete „Jana Nováková”, v SMS dorazí „Ahoj Jana”, ne „Ahoj Jano”. V detailu klienta je pole Vokativ. Doplňte ho, zvlášť u VIP klientely.
Nezaškrtli jste marketingový souhlas na booking formuláři. V /settings/booking je volba „Souhlas s marketingovými zprávami”. Když ji nezapnete, nově rezervovaní klienti se vám nezařadí do kampaní, jenom do provozních zpráv.
Slug je moc dlouhý nebo náhodný. kadernictvi-eva-praha-vinohrady-2025 se nikomu nepamatuje. Pokud jste si při registraci nazvali provozovnu třeba „Eva, kadeřnice, Vinohrady”, slug se vygeneroval podle toho. Změnu si vyžádejte mailem, váš slug je součástí veřejných odkazů na rezervaci a měníme ho ručně.

Když něco selže

Cokoli se vám nepodaří, napište na [email protected]. Aby vám šlo pomoci rychle, do mailu přidejte:

slug vaší provozovny (kousek xxx.klientbox.cz nebo URL, na které jste)
popis kroků, co jste dělali, než to spadlo („chtěla jsem importovat CSV, kliknu na Importovat, nic se nestane”)
screenshot chybové hlášky nebo obrazovky, kde se to děje

Většinu věcí řešíme tentýž pracovní den. Když máte zaplacený tarif Profesionál nebo Provoz+, dostanete prioritní podporu.

Pro běžné otázky (jak něco nastavit, kde najít konkrétní funkci) projděte ostatní kapitoly nápovědy: Klienti, Rezervace, Kampaně, Faktury, Nastavení.