Faktury

Klientbox umí vystavit, poslat a sledovat faktury pro CZ i SK. Funguje to v rámci jedné aplikace, takže nemusíte přepínat mezi rezervacemi a fakturací. Není to plné účetnictví, ale na malou provozovnu to bohatě stačí.

Co klientbox umí ve fakturaci

Vystavení faktury pro klienta z kartotéky nebo pro firmu zadanou ručně
DPH sazby podle země provozovny (CZ: 0/12/21 %, SK: 0/5/19/23 %)
Automatické číslo faktury ve formátu 2026-0001
PDF ke stažení, lokalizované česky nebo slovensky podle země provozovny
Odeslání faktury emailem klientovi jedním klikem
QR platba (SPAYD) pro české bankovní účty - klient platí přes mobilní bankovnictví
Variabilní symbol, datum plnění (DUZP), datum splatnosti
Stavy: koncept, odesláno, zaplaceno, zrušeno
Automatická faktura po online zaplacené rezervaci

Než vystavíte první fakturu

Pár věcí musíte mít vyplněné v /settings/provozovna, jinak vám bude faktura chybět údaje a klient si bude stěžovat (nebo, hůř, účetní).

Země provozovny

CZ nebo SK. Určuje měnu (Kč nebo €) a sazby DPH. Tohle nelze později změnit. Pokud začnete jako CZ a později přejdete na SK, faktury si drží původní měnu (snapshot v okamžiku vystavení).

Plátce DPH

Zatrhněte, pokud jste plátci DPH. Pokud ne, fakturujete bez DPH a sazbu na faktuře necháte na 0 %.

IČO a DIČ

Bez IČO není faktura úplná. Doplňte i DIČ, pokud jste plátci DPH.

Bankovní účet a IBAN

Pro QR platbu i pro klasické platební údaje na faktuře. Doplňte číslo účtu, kód banky a název banky. Bez čísla účtu se QR kód nevygeneruje.

Země provozovny a měna se zamykají při založení provozovny. Pokud jste vybrali špatně, napište nám na [email protected] a pomůžeme s migrací (zatím ručně).

Vystavení faktury krok za krokem

Otevřete formulář

V levém menu klikněte na Faktury a vpravo nahoře na + Nová faktura. Otevře se /invoices/new.

Vyberte příjemce

Dvě možnosti:

Režim	Pro koho
Z kartotéky (výchozí)	Klient, který už u vás chodí, vyberete ho z roletky. Předvyplní se mu i firma, IČO, DIČ, email.
Klient mimo kartotéku	Firma, kterou v systému nemáte. Vyplníte jméno/firmu, email, IČO, DIČ ručně. Po uložení se automaticky přidá do kartotéky.

Mezi režimy přepínáte odkazem „Klient mimo kartotéku →” v hlavičce karty Příjemce.

Doplňte položky

Pole Popis služby, Ks, Cena/ks. Celkem se přepočítává automaticky. Položek může být libovolně mnoho, přidáváte je tlačítkem + Přidat položku.

Pokud máte v systému uložené služby (Nastavení → Služby), uvidíte je nahoře jako rychlé tlačítka „Ze systému”. Klik = položka se předvyplní (název + cena).

Nastavte DPH

V pravém sloupci Nastavení → DPH. Předvybírá se základní sazba podle vaší země:

Země	Sazby DPH
CZ (po reformě 2024)	0 % / 12 % (snížená) / 21 % (základní)
SK	0 % / 5 % / 19 % / 23 % (základní)

Pokud nejste plátce DPH, nechte Bez DPH (0%).

Datum splatnosti a datum plnění

Datum splatnosti: defaultně dnes + 14 dní. Můžete změnit.
Datum uskutečnění plnění (DUZP): kdy jste službu poskytli. Defaultně dnes.

Variabilní symbol

Vyplňuje se automaticky z čísla faktury (například 20260001). Můžete přepsat (jen čísla, max. 10 znaků). Pokud necháte prázdné, doplní se z čísla faktury.

Poznámka

Volitelně. Defaultně se předvyplňuje z nastavení provozovny (pole invoiceNote). Hodí se na text typu „Děkujeme za vaši přízeň” nebo upozornění na storno podmínky.

Vytvořit fakturu

Klik na Vytvořit fakturu vpravo dole. Faktura se uloží jako koncept a otevře se její detail.

Číslo faktury

Generuje se automaticky podle vzoru ROK-POŘADÍ, tedy 2026-0001, 2026-0002, 2026-0003. Pořadí jde nahoru a v novém roce se vrací na 0001. Ručně to měnit nejde, je to záměrné: čísla musí být nepřerušená a chronologická.

Stavy faktury

Stav	Co znamená
Koncept	Vytvořeno, ale nikdo to nevidí. Lze ještě upravit (kliknutí na Upravit v hlavičce).
Odesláno	Klient fakturu dostal. Můžete označit ručně, nebo se to nastaví samo po odeslání emailem.
Zaplaceno	Klient zaplatil. Datum zaplacení se uloží automaticky (`paidAt`).
Zrušeno	Storno. Faktura zůstává v evidenci, ale je vidět, že už neplatí.

Stav se mění v hlavičce detailu faktury. Tlačítka Označit jako odesláno, Označit jako zaplaceno, Zrušit. Upravit jdou jen koncepty.

Storno = označit fakturu jako zrušenou. Klientbox nevystavuje opravný daňový doklad (dobropis), to si zatím musíte řešit externě nebo požádat o pomoc.

PDF a tisk

V detailu faktury vpravo nahoře je tlačítko PDF. Stáhne se vám PDF soubor faktura-2026-0001.pdf, který si můžete vytisknout, archivovat, nebo poslat účetní.

PDF je lokalizované podle země provozovny:

CZ provozovna = česká faktura, hlavičky FAKTURA, ODBĚRATEL, DATUM VYSTAVENÍ, DATUM SPLATNOSTI, DATUM PLNĚNÍ
SK provozovna = slovenská verze stejných polí
Měna CZK se zobrazuje bez haléřů, EUR s centy

Vzhled je stejný jako náhled v detailu faktury.

Odeslání emailem

Tlačítko Odeslat emailem v hlavičce detailu. Pošle klientovi email se shrnutím faktury (číslo, částka, splatnost, platební údaje) a, pokud máte české číslo účtu, taky s QR kódem.

Email odejde jen pokud má klient vyplněný email. Po odeslání se stav automaticky přepne z Koncept na Odesláno.

Posíláme z vaší domény přes Mailgun. Reply-to je váš email z nastavení provozovny, takže když klient na fakturu odpoví, dostanete to do své schránky.

QR platba

Pokud máte v nastavení vyplněné české číslo účtu, klientbox automaticky generuje QR kód SPAYD na faktuře. Klient otevře mobilní bankovnictví, namíří foťák na QR kód a platba se mu předvyplní:

Číslo účtu (vaše)
Částka (z faktury)
Variabilní symbol (z faktury)
Měna (CZK)
Zpráva pro příjemce (číslo faktury)

Stačí mu potvrdit a hotovo. Pro klienty s mobilním bankovnictvím je to úspora 2 minut.

Slovenský standard PAY by square je v plánu. Zatím se SK účet na QR kód nevypočítá. Klient platí klasicky z IBAN, který je na faktuře v platebních údajích.

Měna je zamknutá

Měna faktury se uloží v okamžiku vystavení a už se nemění. I kdybyste někdy v budoucnu měnili nastavení provozovny (což nejde, ale teoreticky), staré faktury si drží původní měnu. Je to účetní požadavek.

Praktický důsledek: faktury z roku 2025 v Kč zůstanou v Kč navždy, i kdyby se cokoliv změnilo.

Auto-faktura po online platbě

Pokud máte zapnuté online platby u rezervací (Stripe), můžete v /settings/provozovna zapnout autoInvoice. Klient zaplatí online za rezervaci, klientbox mu rovnou vystaví fakturu a pošle emailem. Bez vašeho zásahu.

Faktura má:

Klienta z rezervace
Položku = název služby
Částku = co klient zaplatil
Datum plnění = den rezervace
Stav = rovnou Zaplaceno

Hodí se na služby placené předem (online kurzy, vstupy, permanentky).

Časté chyby

Zapomněli vyplnit IČO. Faktura bez IČO není daňový doklad. Klientbox vás na to upozorní v Dodavateli (žlutý box). Doplňte v /settings/provozovna.

Neplátce DPH, ale zatrhli jste 21 %. Účetní vám to vrátí. Pokud nejste plátci DPH, nechte sazbu na 0 %. V nastavení provozovny máte pole Plátce DPH - musí sedět se realitou.
Klient platí s VS bez nul. Variabilní symbol 20260001 napíše do platby jako 26001. Banka to nespáruje. Zkontrolujte VS na výpisu a fakturu ručně označte jako zaplacenou.
Špatná sazba DPH. Po reformě 2024 v ČR neexistuje 10 % ani 15 % (sloučilo se do 12 %). Pokud upravujete starou fakturu z roku 2023, můžete tam ještě 10 % nechat, ale nová faktura má jen 0/12/21.
Export do účetnictví. Zatím to děláte ručně přes PDF nebo CSV (z /reports). Přímé napojení na Pohoda/Money/Stormware se chystá.
Daň z přidané hodnoty po vystavení. Když fakturu vystavíte v konceptu, můžete měnit sazbu. Jakmile je odeslaná nebo zaplacená, sazbu už neměňte, zrušte ji a vystavte novou.

Co klientbox NEumí (zatím)

Buďme upřímní. Klientbox nahrazuje rychlou fakturaci, ne kompletní účetnictví. Tohle u nás zatím nenajdete:

Plné účetnictví. Nemáme rozvahy, výsledovky, hlavní knihu. Data si exportujte do Pohody, Money S3 nebo k účetní.
EET 2.0. Pokud se vrátí evidence tržeb, řešení doplníme. Zatím to není povinné.
Slovenská eKasa. Pokud podnikáte v SK a máte hotovostní příjem, eKasu musíte řešit přes externí pokladnu.
Opravné daňové doklady (dobropisy). Stornujete ručně označením faktury jako Zrušeno.
Opakované faktury a splátkové kalendáře. Každou fakturu vystavujete jednorázově.
Zálohové faktury a konečné vyúčtování. Pro běžné služby není potřeba, ale pokud to potřebujete, dejte vědět.

Pokud něco z toho potřebujete urgentně, napište na [email protected]. Roadmapu řídíme podle toho, co opravdu chybí.