Rezervace
Rezervační systém v klientboxu má dvě tváře. Veřejnou online stránku, kde si klient sám vybere termín, a interní kalendář, kde vidíte všechno na jednom místě. K tomu připomínky, platby kartou, sync s Google Kalendářem a možnost mít víc poboček i tým.
Co rezervace umí
- Online rezervační stránku na vlastní adrese
vase-firma.klientbox.cznebo na vaší doméně (www.vas-salon.cz) - Interní kalendář v zobrazení Den / Týden / Měsíc / Agenda, s filtrem podle zaměstnance
- Ruční termíny pro klienta z kartotéky i pro úplně nového člověka
- Služby v kategoriích, s cenou, délkou, popisem a poznámkami (příprava, péče po, kontraindikace)
- Tým s rolemi (owner, staff, viewer), každý člen může mít vlastní služby, dostupnost a pobočky
- Více poboček, otevírací doba per pobočka i per zaměstnanec
- Platby přes Stripe Connect (záloha, plná částka nebo na místě), provize klientbox neúčtuje
- Připomínky 24 hodin a 2 hodiny předem, emailem nebo SMS
- Klient si může sám zrušit nebo přesunout termín přes odkaz v potvrzovacím e-mailu
- Google Kalendář sync a iCal feed pro Apple Calendar nebo Outlook
Ruční přidání termínu z kalendáře
Otevřete /calendar. Vidíte přehled na den, týden nebo měsíc, plus zobrazení Agenda na příštích 30 dní. Filtr nahoře nechte na Vše nebo si vyberte konkrétního zaměstnance.
Klikněte na + Nová rezervace
Tlačítko je vpravo nahoře. Otevře se formulář.
Vyplňte klienta
Začněte psát jméno nebo telefon. Pokud klient v kartotéce existuje, nabídne se ve výsledcích. Jen na něj kliknete. Pokud ne, napíšete jméno a do pole Telefon / e-mail zadáte kontakt. Klient se vytvoří automaticky při uložení.
Vyberte službu
V poli Služba se ukáže váš katalog. Po výběru se sama doplní délka a cena ze /settings/services. Délku i cenu můžete přepsat ručně pro tento jeden termín.
Datum a čas
Datum, Od, Do. Když vyplníte Od a délku služby, Do se dopočítá samo. Můžete přetáhnout.
Pracovník a pobočka
Pokud máte tým nebo víc poboček, vyberte. U jednoho člověka se předvyplní automaticky.
Poznámka (volitelné)
Krátká interní poznámka, kterou klient nevidí. Třeba „klient přijde i s dcerou” nebo „barva 7.3”.
Uložit
Termín se objeví v kalendáři. Pokud má klient v profilu telefon nebo e-mail a máte v /settings/automations zapnuté připomínky, přijdou mu automaticky.
Tip: Klient v rezervaci nemusí být z kartotéky. Když pracujete třeba s walk-in zákazníky, klidně si je zapisujte „naslepo”. Až přijdou podruhé, můžete je dohledat a propojit v /bookings přes Přiřadit klientovi.
Online rezervační stránka
Vaše veřejná stránka žije na adrese vase-firma.klientbox.cz (slug si nastavíte při registraci). Klient na ní vidí:
- Hero sekci s fotkou, nadpisem a tlačítkem Rezervovat termín
- Katalog služeb roztříděný do kategorií, s cenou, délkou a popisem
- Tým (pokud máte zaměstnance s vyplněným profilem a fotkou)
- Provozní dobu a kontakt
- Galerii a recenze, pokud je doplníte
Když klient klikne na rezervaci, projde tímhle tokem:
- Pobočka (jen pokud jich máte víc)
- Služba (z kategorií)
- Pracovník, buď konkrétní jméno, nebo Kdokoliv (najde nejbližší volný termín napříč týmem)
- Datum a čas, kalendář ukáže jen dny s volnými sloty, klikem na den se zobrazí konkrétní časy
- Vaše údaje: jméno a příjmení, telefon nebo e-mail, souhlas se zpracováním osobních údajů (povinný), souhlas s marketingovými zprávami (dobrovolný, řídí připomínky a kampaně)
- Způsob platby, pokud máte platby zapnuté, vidí buď „Online kartou”, „Na místě” nebo obojí
- Potvrzení, buď přesměrování na Stripe Checkout, nebo rovnou hláška „Rezervace potvrzena”
Email s potvrzením a odkazem na zrušení mu přijde okamžitě po dokončení rezervace.
Aktivace stránky
Stránka je defaultně neaktivní. Dokud ji nezapnete, vrací prohlížeč 404.
Otevřete /web
Sekce Webová stránka. Tady je všechno, co stránku ovládá. Logo, barvy, písmo, hero, ceník.
Najděte kartu Stav stránky
V horní části. Vlevo vidíte status: Neaktivní nebo Aktivní.
Klikněte na přepínač
Stav se přepne na Aktivní. Pod ním uvidíte odkaz vase-firma.klientbox.cz a tlačítko Otevřít →.
Zkontrolujte si ji v anonymním okně
Otevřete v inkognito, ať vidíte stejnou stránku jako klient. Pokud něco chybí (logo, služby, fotka), doplníte to v /web nebo /settings/services.
Bug, který už neexistuje. Dřív se stávalo, že přepínač Aktivní nesedl a stránka pořád vracela 404. To je opravené. Pokud na to narazíte, zkuste ji vypnout a zase zapnout, případně napište na [email protected].
Vlastní doména
Pokud máte vlastní web (například www.salon-eva.cz) nebo si pořídíte rezervační subdoménu (rezervace.salon-eva.cz), můžete na ní stránku provozovat místo klientbox adresy. Vyžaduje doplněk Vlastní doména za 510 Kč měsíčně.
Aktivujte doplněk
V /web najděte sekci Vlastní doména a klikněte na Aktivovat add-on →.
Zadejte doménu
Vyplňte přesnou adresu, na které stránku chcete. Třeba rezervace.salon-eva.cz. Bez https:// a bez koncového lomítka.
Nastavte CNAME u registrátora
Přihlaste se k registrátorovi domény (Forpsi, Wedos, Subreg, GoDaddy…). V DNS přidejte nový CNAME záznam podle hodnoty, kterou vám klientbox ukáže. TTL nechte výchozí.
Ověřte
Vraťte se do /web a klikněte na Ověřit DNS. DNS změny se šíří 5 až 60 minut. Pokud ověření selže, kontrolu spusťte za chvíli znovu. Po úspěchu se status přepne na Ověřeno a stránka začne fungovat na vaší doméně do pár minut.
Služby a kategorie
Katalog služeb spravujete v /settings/services. Klient ho vidí na rezervační stránce, vy z něj vybíráte v ručních termínech.
| Pole | Co tam patří |
|---|---|
| Název | „Pánský střih”, „Hloubková masáž 60 min”, „Konzultace zdarma” |
| Podnázev | Krátký popisek, max 60 znaků, jen pro orientaci |
| Délka | V minutách. Slouží pro rozvržení v kalendáři a pro výpočet volných slotů |
| Cena | V Kč (nebo měně provozovny) |
| Obrázek | Volitelný, zobrazí se na rezervační stránce |
| Popis | Delší text, ukáže se po rozkliku služby |
| Co je v ceně | Bullet list, třeba „mytí, střih, foukaná” |
| Příprava před návštěvou | „Nejíst 2 hodiny před zákrokem” |
| Péče po návštěvě | „Bez tmavých nápojů a kouření 2 hodiny” |
| Kontraindikace | Zvýrazněně, „těhotenství, alergie na anestezii” |
| Platnost | Pro permanentky a dárkové poukazy, „3 měsíce”, „10 vstupů na rok” |
Služby řadíte do kategorií (kadeřnické služby, kosmetika, péče o nehty…). Kategorie přidáte tlačítkem + Přidat kategorii, služby do nich přetáhnete. Pořadí kategorií i služeb se mění tažením.
Šablony podle oboru. Když v /settings/provozovna vyplníte obor (Stomatologie, Kosmetika, Masáže…), klientbox vám u popisků a polí nabídne výchozí texty z vaší branže. Můžete je přepsat.
Tým a personál
Zaměstnance přidáte v /settings/team. Každý člen má profil (jméno, role, fotka, krátké bio), seznam nabízených služeb, vlastní dostupnost a barvu pro kalendář.
| Role | Co může |
|---|---|
| Owner | Vše. Platby, tarif, mazání. Většinou majitel provozovny. |
| Staff | Pracuje s rezervacemi, klienty, kampaněmi. Nevidí fakturaci a tarif. |
| Viewer | Jen čte. Hodí se pro recepci, externí účetní nebo zástup. |
U každého zaměstnance můžete:
- Zobrazit na webu přepnout vypnuto, když nechcete, aby se ukazoval na rezervační stránce (zaškoláček, brigádník)
- Nabízené služby omezit jen na to, co umí (kadeřník Pavel jen střihy, kolega Lukáš jen barvení)
- Dostupnost nastavit per den v týdnu (pondělí 9-17, středa volno…)
- Přiřazené pobočky vybrat, pokud máte víc poboček
Pokud zaměstnanec službu neumí nebo není ten den v práci, na rezervační stránce u něj klient ten slot ani nevidí.
Pobočky
Jednu provozovnu si klientbox nese sám. Pokud máte víc (Praha, Brno, dvě budovy jednoho salonu), zapnete je v /settings/booking v sekci Pobočky.
Klikněte + Přidat pobočku
Vyplňte název (například „Praha, Vinohrady”) a volitelně adresu.
Otevírací dobu nastavte vpravo
Pro každý den v týdnu zadáte čas Od / Do, nebo zaškrtnete Zavřeno. Můžete přidat přestávky (Oběd 12-13). U každého okna jde nastavit i počet míst (například 2 masérky paralelně = 2 místa).
Uložte
Tlačítkem Uložit dostupnost dole. Pobočka se objeví jako první krok v rezervačním toku, pokud jich máte víc než jednu.
Pokud má jeden zaměstnanec pracovat jen na jedné pobočce, omezíte to v jeho profilu v /settings/team přes Přiřazené pobočky.
Otevírací doba a dostupnost
Dostupnost se skládá ze tří úrovní. Klient vidí slot jen tehdy, když ho povolí všechny tři:
- Pobočka je otevřená v
/settings/booking - Zaměstnanec je v práci (
/settings/team→ Dostupnost) - Žádná jiná rezervace v daném čase nekoliduje
Pokud máte jen jednu provozovnu a žádné zaměstnance, stačí vyplnit otevírací dobu pobočky. Když přidáte tým, doporučujeme dostupnost nastavit i u každého člověka, jinak systém předpokládá, že je dostupný kdykoliv pobočka.
Platba kartou (Stripe Connect)
Klientbox umí přijímat platby přes Stripe. Peníze jdou rovnou na váš bankovní účet, klientbox si neúčtuje žádnou provizi. Stripe si bere 1,5 % + 0,25 EUR za transakci.
Otevřete /settings/payments
Najdete sekci Stripe účet. Status je Nepropojeno.
Klikněte Propojit Stripe
Přesměruje vás na Stripe onboarding (Express účet). Vyplníte údaje o firmě, bankovní účet a identifikaci majitele. Trvá to 5 až 15 minut.
Vraťte se zpátky
Po dokončení vás Stripe pošle zpět. Status se přepne na Propojeno · Aktivní. Pokud někde uvidíte Registrace nedokončena, klikněte na Dokončit registraci a doplňte, co Stripe ještě potřebuje (typicky doklad totožnosti).
Vyberte způsob platby
V sekci Způsob platby:
- Na místě: klient žádnou platbu při rezervaci neřeší, zaplatí u vás (hotově nebo terminálem)
- Online platba: bez zaplacení rezervace nevznikne, klient musí projít Stripe Checkoutem
- Na výběr: klient si vybere jednu z těch dvou
U online platby ještě nastavíte Výši zálohy: buď Plná cena, nebo procento (například 30 % záloha, zbytek zaplatí na místě).
Uložte
Tlačítkem Uložit nastavení dole.
Dokud není Stripe onboarding hotový, online platba nefunguje. Klient by uviděl chybu „Platbu se nepodařilo spustit.” Když chcete platby zapnout, dokončete registraci na Stripe celou.
Připomínky
Klientbox umí poslat klientovi automatickou připomínku 24 hodin a 2 hodiny před termínem. Nastavíte to v /settings/automations.
| Pravidlo | Kdy se odešle |
|---|---|
| Připomínka 24h před termínem | Cca den před rezervací |
| Připomínka 2h před termínem | Dvě hodiny před začátkem |
| Zpráva po návštěvě | Po dokončení termínu (poděkování, info) |
| Žádost o recenzi | 2-48h po návštěvě, na Google recenze |
| Narozeninová zpráva | V den narozenin klienta |
| Připomínka opakované návštěvy | Po N dnech od poslední návštěvy (nastavíte interval) |
U každého pravidla si vyberete kanál (Email nebo SMS) a upravíte text. Do textu vložíte proměnné {{jmeno}}, {{datum}}, {{cas}}, {{sluzba}}, {{pobocka}}, {{firma}}. Při odeslání se nahradí konkrétními hodnotami.
SMS jen v placeném tarifu. Na bezplatném plánu SMS pravidla nepoběží. Email funguje vždy. Kredit a SMS limit vidíte v /account/billing.
Zrušení a přesun termínu klientem
V každém potvrzovacím e-mailu má klient dva odkazy:
- Zrušit rezervaci: otevře potvrzovací stránku a po kliknutí termín zruší. Stav se v kalendáři přepne na Zrušeno.
- Přeplánovat: otevře jeho rezervační okno znovu, ten samý slug, ten samý tok. Po uložení nového termínu starý automaticky padne.
Odkaz funguje díky tokenu, který je unikátní pro každou rezervaci. Klient se nemusí přihlašovat.
Co se stane se zálohou:
- Plná částka kartou: vrátíte ji ručně ze Stripe Dashboardu, klientbox to neudělá automaticky. V
/bookingsu rezervace máte akci Zrušit + vrátit, která to spustí přes Stripe. - Záloha kartou: stejně, ručně přes Zrušit + vrátit.
- Hotově / na místě: nic se neděje, klient nic nezaplatil.
Google Kalendář sync
Pokud máte vlastní Google kalendář a chcete tam rezervace vidět, propojte to v /settings/communication.
Sekce Google Kalendář
Klikněte na Připojit Google Kalendář. Otevře se přihlášení Google, vyberete účet a potvrdíte oprávnění.
Hotovo
Status se přepne na Připojeno. Nové rezervace, které vzniknou od teď, se automaticky přidají do vašeho Google kalendáře. Změny a zrušení se přenáší taky.
Odpojení
Když chcete sync vypnout, tlačítko Odpojit Google Kalendář na stejném místě. Starší události zůstanou, nové se přestanou synchronizovat.
Sync je jednosměrný: klientbox → Google. Když si v Google kalendáři ručně upravíte čas, do klientboxu se to nepřenese.
iCal feed pro Apple a Outlook
Pro Apple Calendar nebo Outlook (nebo druhý Google účet) použijte iCal feed. Je to URL, kterou v aplikaci přidáte jako odběr.
V /settings/communication najděte iCal feed
Klikněte na Vygenerovat odkaz. Objeví se webcal URL.
Zkopírujte a vložte do kalendáře
V Apple Calendar: Soubor → Nový kalendář odběru → vložte URL. V Outlooku obdobně přes Přidat kalendář → Z internetu.
Synchronizace
Termíny se aktualizují automaticky (typicky každých 15-60 minut, řídí to klient aplikace).
Když odkaz unikne
Kdyby se URL dostala někam, kam neměla, klikněte na Regenerovat odkaz. Starý okamžitě přestane fungovat. Pak ho musíte ve všech aplikacích, kde ho používáte, znovu přidat.
Časté chyby
Klient nevidí žádné volné termíny. Skoro vždy jde o prázdnou dostupnost. Buď nemáte vyplněnou otevírací dobu pobočky v /settings/booking, nebo zaměstnanci nemají vyplněnou svou v /settings/team. Nebo služba není přiřazená k žádnému aktivnímu zaměstnanci.
- Stránka vrací 404. Není aktivní. Otevřete
/weba přepněte Stav stránky na Aktivní. - Platba nefunguje, klient vidí chybu „Platbu se nepodařilo spustit.” Stripe onboarding není dokončený, nebo jste v
/settings/paymentsneuložili režim. Zkontrolujte status na Stripe a vraťte se dokončit registraci. - Připomínka přijde klientovi ve 3 ráno. Stává se, když je termín brzy ráno a 24h před = v noci. Hlídejte to. Nebo dejte v
/settings/automationspřipomínku jen 2h, ne 24h. - SMS se neodešlou. Buď nemáte placený tarif (na bezplatném plánu SMS pravidla nepoběží), nebo vám došel kredit. Stav vidíte v
/account/billing, případně dokupte balíček. - Klient se objednal, ale v kartotéce ho nemám. Online rezervace klienta v kartotéce zakládá automaticky, ale stane se, že email/telefon nesedí s existujícím záznamem a vznikne duplikát. V
/bookingsu rezervace najdete akci Možná shoda, která duplikáty spojí. - Vlastní doména nepropisuje DNS. Pokud po hodině pořád selhává ověření, zkontrolujte, že CNAME míří přesně tam, kam ukazuje klientbox (často se zapomíná na koncovou tečku nebo se omylem nastaví A záznam místo CNAME).
Pokud si s něčím nevíte rady, napište na [email protected]. Pošlete URL vaší stránky nebo provozovny, ať to umíme rovnou dohledat.