Klienti a kartotéka
Kartotéka je srdce klientbox. Ukládá kontakty, návštěvy, poznámky a souhlasy. Z ní se dělají kampaně, automatické připomínky a reaktivace.
K čemu kartotéka slouží
- Jeden přehled o každém klientovi: kontakt, historie, útrata, štítky, vlastní pole
- Segmentace pro kampaně (VIP, spící, narozeniny tento měsíc, podle služby)
- Záznam GDPR souhlasu a opt-outů, ať víte, komu smíte poslat akci a komu ne
Jak přidat klienta
Dvě cesty: ručně po jednom, nebo importem z CSV. Povinné je jen Jméno a příjmení, vše ostatní můžete doplnit později.
Ručně
Otevřete formulář
V /clients klikněte vpravo nahoře na + Nový klient.
Vyplňte základní údaje
Jméno (povinné), telefon, email, datum narození. Telefon a email se kontrolují proti duplicitě, takže pokud klient v kartotéce už je, klientbox vás upozorní.
Uložte
Klient se objeví v seznamu a otevře se jeho profil.
Importem CSV
Hodí se, když přecházíte z Excelu, papírové knihy nebo jiného systému.
Připravte CSV
Soubor musí mít záhlaví. Rozpoznané sloupce: name, phone, email, notes. Klientbox rozumí i českým variantám jmeno, telefon, mail, poznamky. Maximum je 2 000 řádků na jeden import.
Uložte v UTF-8
Excel v Česku rád ukládá CSV v CP-1250. Pak se z „Nováková” stane „Nov?kov?”. V Excelu zvolte Uložit jako → CSV UTF-8. V Google Sheets je UTF-8 výchozí, stačí stáhnout jako CSV.
Nahrajte soubor
V /clients klikněte na Import CSV, vyberte soubor, zkontrolujte náhled (vidíte prvních pár klientů) a potvrďte import.
Výsledek
Po importu uvidíte počet vytvořených a přeskočených klientů. Duplicity podle telefonu nebo emailu se nepřepisují, jen přeskočí.
Souhlasy a opt-outy se importem nenastavují. Pokud klienti dali souhlas s marketingem dřív (jiný systém, papír), označte je ručně nebo si pomozte filtrem a hromadným štítkem.
Co všechno se ukládá
Profil klienta sdružuje kontakt, charakteristiku, souhlasy i fakturační údaje. Tady je rozpis polí, která uvidíte v /clients/{id}/edit.
Základní údaje
| Pole | K čemu je |
|---|---|
| Jméno a příjmení | Povinné. Zobrazuje se všude. |
| Jak oslovovat? (vokativ) | Tvar pro pozdravy, třeba „Jano”, „Martine”. Doplní se sám z jména, ale můžete přepsat. Důležité u nezvyklých jmen, ať vám SMS nezačíná „Ahoj, Olga”. |
| Telefon | Pro SMS, WhatsApp a volání jedním klikem z profilu. |
| Pro emailové kampaně a faktury. | |
| Datum narození | Pro narozeninové kampaně a filtr „Narozeniny tento měsíc”. |
| Jak nás našel/a | Přišel sám, Doporučení, Google, Instagram, Facebook, Jiné. Užitečné pro vyhodnocení marketingu. |
| Úroveň klienta | Nový, Pravidelný, VIP. Ovlivňuje filtr i barevný štítek. |
Poznámky
- Poznámky: preference, interní informace (kávu bez mléka, sedí raději u okna).
- Zdravotní poznámky: alergie, kontraindikace. Zobrazí se zvýrazněně u profilu, aby je obsluha neminula.
B2B fakturační údaje
Pokud klient platí na firmu: Název firmy, IČO, DIČ. Tyhle údaje se použijí na faktuře místo jména klienta.
Souhlasy a opt-outy
K nim se dostaneme zvlášť, je to vlastní kapitola níž.
Štítky
Štítky jsou vaše vlastní kategorie. Slouží k segmentaci, kterou pak použijete v kampaních a filtrech.
Když si v klientbox zakládáte účet, dostanete sadu výchozích štítků podle vaší vertikály. Kadeřnictví má jiné štítky než autoservis. Přidávat a měnit je můžete v /settings/tags.
Příklady, které dávají smysl:
- Kadeřnictví: „Barva”, „Melír”, „Krátké vlasy”, „Svatba”
- Autoservis: „Letní pneu”, „Zimní pneu”, „STK 2026”, „Záruka”
- Kosmetika: „Citlivá pleť”, „Akné”, „Mature 40+”
- Fitness: „Permanentka”, „Hubnutí”, „Síla”
Štítků můžete dát jednomu klientovi víc. V seznamu pak filtrujete a uděláte cílenou akci, třeba „akce na zimní pneu pro všechny s tagem Letní pneu”.
Vlastní pole (atributy)
Štítky jsou ano/ne. Vlastní pole jsou hodnota. Hodí se, když potřebujete u každého klienta evidovat to samé, ale s konkrétními daty.
Konfigurujete je v /settings/client-fields. U každého atributu nastavíte název a typ:
| Typ | Příklad použití |
|---|---|
| Text | Číslo pojištěnce, SPZ, registrační číslo |
| Výběr | Pojišťovna (VZP, ZPMV, OZP…), Typ pleti (suchá, mastná, smíšená) |
| Datum | Datum poslední kontroly, expirace certifikátu |
| Číslo | Velikost trička, váha, počet dětí |
Co dává smysl podle oboru:
- Zubař: pojišťovna, alergie na anestezii, datum hygieny
- Kosmetika: typ pleti, alergie, fototyp
- Autoservis: SPZ, značka, model, rok, najeté km
- Fitness: cíl (hubnutí/síla/výdrž), zranění
- Veterina: druh, plemeno, váha, kastrace
Atributy typu Výběr se navíc objeví jako filtr v seznamu klientů, takže najdete třeba „všechny VZP klienty” nebo „všechny Škoda Octavia” jedním klikem.
Návštěvy a permanentky
V profilu klienta vidíte Historii návštěv: datum, služba, cena, obsluha, hodnocení, doporučená příští návštěva. Návštěvu přidáte tlačítkem + Návštěva přímo z karty klienta nebo z kalendáře. Detail návštěvy umí i přílohy (fotky před/po, doklady).
Permanentky prodáte z karty klienta. Vidíte zbývající lekce, platnost a kolik bylo zaplaceno. Při zápisu návštěvy zatrhnete Odečíst z permanentky a lekce se odečte automaticky, platba se za tu návštěvu neeviduje (klient ji už zaplatil dopředu).
Kromě toho je v profilu Komunikace: všechny SMS, emaily a WhatsApp zprávy s klientem na jednom místě. Filtrujete podle kanálu a směru.
Filtry a segmenty
Seznam klientů má dvě úrovně filtrů. Nahoře jsou stavové záložky:
| Záložka | Co znamená |
|---|---|
| Aktivní | Nedávno se ukázal, vše v pořádku |
| V ohrožení | Blíží se prahu „spící” |
| Spící | Dlouho se neukázal, ale ještě není ztracený |
| Ztracení | Hodně dlouho bez návštěvy |
| Noví | Maximálně 1 návštěva |
Prahy (kolik dní = spící, ztracený…) si nastavíte v /settings/reactivation.
Pod záložkami je Více filtrů s těmito možnostmi:
- Bez návštěvy: 30d+, 60d+, 90d+, 180d+
- Úroveň: Nový, Pravidelný, VIP
- Narozeniny tento měsíc
- Služba: filtruje klienty, kteří měli konkrétní službu
- Opt-out: Bez marketingu, SMS opt-out, Email opt-out
- Štítek: jakýkoli štítek, který máte
- Vlastní pole typu Výběr
Filtry se sčítají. Můžete třeba najít „spící VIP klienti s tagem Barva, kteří dali souhlas s marketingem” a poslat jim cílenou kampaň přes Kampaně.
Tip na opuštěné klienty. Záložka Spící + filtr Bez návštěvy 90d+ ukáže lidi, kteří dříve chodili a teď nechodí. To je nejvděčnější skupina pro reaktivační SMS s krátkou výzvou („chybíte nám, sleva 20 % do konce měsíce”).
Opt-out a marketingový souhlas
Tohle je nejdůležitější kapitola. V klientbox jsou tři různé věci a každá řeší něco jiného.
| Pole | Co znamená | Kdy se nastaví |
|---|---|---|
| Odhlášen z SMS komunikace | Klient nedostane žádnou SMS, ani provozní | Automaticky když odpoví STOP na SMS, nebo ručně |
| Odhlášen z emailové komunikace | Klient nedostane žádný email | Automaticky po kliknutí na unsubscribe odkaz, nebo ručně |
| Nesouhlasí s marketingovými zprávami | Klient nedostane kampaně ani automatickou reaktivaci. Provozní zprávy (potvrzení rezervace, připomenutí, faktura) chodí dál. | Ručně, na žádost klienta |
K tomu jsou ještě dva časové údaje pro GDPR:
- Souhlas GDPR (datum a zdroj). Eviduje, kdy a jak klient souhlasil se zpracováním osobních údajů. Zdroj může být
booking_form,importnebomanual. Nasbírá se automaticky, když klient vyplní rezervační formulář se zaškrtnutým souhlasem. - Souhlas s marketingem (datum). Samostatný souhlas, že mu smíte posílat akce. Také se zaznamenává z rezervačního formuláře, pokud tam máte druhý checkbox na marketing.
Souhlasy uvidíte v pravém sloupci profilu klienta jako zelenou fajfku s datem, nebo žluté „nezaznamenán” když chybí.
Jak někoho ručně vyřadit z kampaní
Otevřete profil
V /clients najděte klienta, klikněte na Upravit.
Dole zatrhněte opt-out
Buď Nesouhlasí s marketingovými zprávami (vypne kampaně, ale ne provozní zprávy), nebo úplný Odhlášen z SMS / Odhlášen z emailové komunikace.
Uložte
Hotovo. Klient od té chvíle kampaně nedostane.
Sloučení duplicit
Stane se to každému: jeden klient vás navštívil dvakrát a podruhé vás našel přes Google, takže má v kartotéce dva záznamy. Nebo jste ho ručně zadali ještě před tím, než si vytvořil účet přes rezervační formulář.
Otevřete záznam, který chcete zachovat
To je váš cílový klient. Zůstane mu jméno, telefon, email a všechny chybějící údaje se doplní z druhého záznamu.
Klikněte na Sloučit
V akcích profilu vyberte Sloučit. Najdete druhý záznam (zdrojový), který se má smazat.
Potvrďte
Všechny návštěvy, zprávy, faktury, rezervace a permanentky přejdou na cílového klienta. Štítky se sloučí (bez duplicit), vlastní pole se doplní tam, kde cíl měl prázdno. Zdrojový záznam se smaže.
Cílový klient vyhrává konflikty. Pokud má cíl email a zdroj má jiný email, zůstane ten cílový. Pokud cíl email nemá, doplní se ze zdroje. Stejně to platí pro telefon, narozeniny, poznámky, GDPR souhlas a další pole.
Sloučení je nevratné. Doporučujeme předem zkontrolovat, jestli je to opravdu ten samý člověk (telefon, email, jméno se shodují, návštěvy nejsou v jeden den dvakrát).
Export CSV
Hodí se na zálohu, pro účetní nebo když chcete data zpracovat jinde (Excel pivot, vlastní reporty).
V /clients klikněte vpravo nahoře na Export CSV. Stáhne se soubor klienti-2026-06-18.csv v UTF-8 s BOM, takže ho Excel otevře česky bez nastavování.
Sloupce v exportu:
- Jméno, Telefon, Email
- Firma, IČO, DIČ
- Úroveň (new/regular/vip)
- Souhlas SMS, Souhlas Email, Souhlas marketing (ano/ne, všechny tři opt-outy)
- Počet návštěv
- Zdroj
- Poznámka
- Datum registrace
Export není dostupný v tarifu Zdarma. Od tarifu Základ výš funguje.
Každý export se zapíše do auditního logu, takže víte, kdo a kdy data stahoval.
Časté chyby
- Import bez UTF-8. Excel uložil CSV v CP-1250 a v klientbox místo „Nováková” vidíte „Nov?kov?”. Řešení: v Excelu Uložit jako → CSV UTF-8, nebo přes Google Sheets.
- Nevyplnili jste vokativ a SMS šablona je teď divná. Pokud má klient netypické jméno (Olga, Andrea muž, cizí jméno), automatický vokativ se může minout. Otevřete profil, do pole Jak oslovovat? napište správný tvar („Olgo”, „Andreo”) a uložte. Šablony pak fungují čistě.
- Klient se přihlásil přes rezervační formulář, ale nemá souhlas s marketingem. Pokud na formuláři není druhý checkbox pro marketing, klient dal jen GDPR souhlas, ne souhlas s kampaněmi. Zkontrolujte nastavení rezervační stránky, jestli marketingový checkbox máte. Bez něj jim akce posílat nesmíte.
- Duplicitní import. Když importujete dvakrát ten samý CSV, druhý import přeskočí všechny klienty se shodným telefonem nebo emailem. Žádná data nepřepíše, jen vypíše „přeskočeno N”.
- Smazaný klient a audit log. Smazání klienta z profilu je trvalé. Zmizí návštěvy, zprávy i faktury. Pokud máte podezření, že klient byl smazán omylem, napište nám na [email protected]. Akce mazání je v auditním logu, takže obnovu zvládneme do 30 dní od smazání.
Když si nevíte rady
Napište nám na [email protected] nebo si přečtěte další kapitoly, hlavně Kampaně, které úzce navazují na štítky a opt-outy z kartotéky.